Que choisir : Aide à la tâche ou formation ?
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Vous souhaitez améliorer les performances des membres de votre équipe, vous manquez peut être de temps et vous hésitez entre créer une aide à la tâche ou organiser une formation.
Pour vous orienter dans votre choix, nous vous présentons dans cet article les caractéristiques ainsi que l’importance de chacun de ces dispositifs. Vous trouverez également quelques conseils pratiques pour les mettre en œuvre, ainsi qu’une aide à la prise de décision en conclusion de l’article.
Aide à la tâche
Qu’est-ce qu’une aide à la tâche ?
Il s’agit d’un document ou d’une application qui rappelle les étapes à respecter, les outils à utiliser ainsi que les informations à fournir ou à vérifier afin d’accomplir une tâche selon les normes de performances en vigueur.
Vous pouvez l’utiliser pendant la réalisation d’une tâche, en situation de travail ou de formation.
Plusieurs conditions justifient la création d’une aide à la tâche. Citons notamment sa fréquence ou son degré de complexité. Par exemple, si une tâche est effectuée rarement, qu’elle contient plus de sept étapes et/ou nécessite l’utilisation d’un équipement spécifique, fournir une aide à la tâche sera très utile en vue de rappeler comment la réaliser.
Principales caractéristiques
Il s’agit généralement de documents imprimés tels que les listes de contrôle (checklist) ou affiches, mais elles peuvent aussi être numériques – un fichier PDF ou une image enregistrée sur un ordinateur, une vidéo, une application pour smartphone ou ordinateur, etc.
Pour être efficace, votre aide à la tâche doit être simple, très pertinente par rapport à la tâche à accomplir, facile à trouver et à utiliser.
Généralement, créer une aide à la tâche rime souvent avec gain de temps. Cependant, est-ce toujours le cas? Examinons brièvement leurs principaux avantages et inconvénients.
| AVANTAGES | INCONVÉNIENTS |
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Les aides à la tâche :
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Elles présentent au moins deux inconvénients :
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En résumé, les aides à la tâche…
…constitue une excellente option si vous souhaitez rendre les informations plus facilement disponibles, digestibles, pertinentes et contextualisées.
Meilleures pratiques
Voici quelques pratiques idéales pouvant vous aider lors de la création d’une aide à la tâche :
- Identifiez votre public cible.
- Différenciez entre les activités et les tâches. (Une activité comprend plusieurs tâches.)
- Identifiez à quels moments, endroits et avec quels équipement la tâche est effectuée.
- Choisissez un format d’aide à la tâche adapté aux paramètres identifiés au point 3.
- Créez l’aide à la tâche, en utilisant des consignes courtes et un vocabulaire adapté.
La formation
Qu’est-ce qu’une formation ?
La formation est l’acte de promouvoir l’apprentissage en partageant des connaissances et en offrant des opportunités de les mettre en œuvre à travers différents types activités d’apprentissage.
L’intention première est de préparer à un transfert des compétences sur le terrain, en vue d’effectuer des taches ou d’adopter des comportements qui démontrent que la compétence est correctement utilisée.
Principales caractéristiques des formations
Plusieurs types de formation s’offrent à vous : la formation sur le poste du travail, la formation en salle et la formation digitale (aussi appelée e-learning).
La formation sur le poste du travail
Ce type de formation nécessite la présence d’un tuteur ou d’un formateur qui montre comment réaliser différentes procédures directement sur le poste de travail. On l’appelle également entrainement à la tâche. Celle-ci permet à l’employé de mettre rapidement en application des compétences ou de disposer de plus de temps pour se familiariser avec la pratique sur son poste de travail.
La formation en salle
Elle permet de rassembler dans un lieu précis votre public cible en vue de développer des connaissances et des comportements clairement définis. A cet effet, vous pouvez avoir recours à des formateurs internes ou des formateurs externes, dont une des valeurs ajoutées principales est de partager une expertise sur l’utilisation de la compétence en situation réelle et sur base de leur expérience.
L’e-learning
Ce type de formation donnent la possibilité à ceux qui participent à votre formation de suivre le cours à distance et à leur propre rythme. Pour maintenir leur attention et favoriser l’apprentissage, vous pouvez inclure des séquences d’apprentissage interactives.
| AVANTAGES | INCONVÉNIENTS |
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La formation :
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Elle présente aussi quelques inconvénients, tels que :
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En résumé
La formation reste une option idéale si vous voulez renforcer les connaissances théoriques et les compétences de vos employés notamment à l’aide de mises en pratique variées. Le but étant d’offrir à votre équipe une préparation accrue en vue de favoriser le transfert des compétences en situation de travail.
Les meilleures pratiques
Les pratiques suivantes sont idéales pour une mise en oeuvre réussie de votre formation :
- Créez un plan de formation qui détermine ce que vous voulez que vos employés apprennent
- Créez votre contenu grâce à un système de gestion de l’apprentissage
- Choisissez le format qui vous convient
- Utilisez dans un premier temps vos employés les plus expérimentés comme formateurs
- Définissez des objectifs d’apprentissage et vérifiez leur niveau d’atteinte.
En conclusion
Le choix d’une aide à la tâche nécessite d’être accompagné d’un plan de communication parfois même de formation. Les aides à la tâche ne sont pas restreintes à des scénarios classiques tels que rappeler les 7 étapes de la vente consultative ou comment enclencher l’alarme avant de quitter le bureau.
Prenons l’exemple des tableaux de bord des avions de ligne. Ces derniers sont conçus avec des aides à la tache intégrées et certaines procédures complexes sont réalisées uniquement à l’aide d’un manuel qui guide le pilote étape par étape.
Pour conclure, optez pour une aide à la tâche, si la procédure pour laquelle vous souhaitez former vos employés répond à au moins un de ces trois critères :
- Comprend moins de 7 étapes (avec une action par étape)
- Est réalisée rarement
- Lorsqu’elle est réalisée avec des erreurs, celles-ci entrainent un impact critique sur la santé ou la sécurité des employés et/ou des clients, sur la réputation ou sur les revenus de l’entreprise
Enfin, créez ou ajoutez une formation si vous souhaitez offrir un cadre d’apprentissage qui permettra de mettre en pratique et de consolider les compétences avant de les transférer sur le lieux de travail en situation réelle.
Rebecca Kabongo / Directrice, Learnance